Arquivo e Protocolo - BNDES - Microfilmagem

Microfilmagem



Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.

Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.

As microformas podem apresentar-se em três modos: filme, jaqueta ou microficha;

Filme (rolo)

É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

Jaqueta

A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informações. Como esse processo é mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.

Microfichas

Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a microficha, através da fita spool, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel.

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